Codice Etico e di Comportamento - Linee guida

Introduzione

OneCluster s.r.l. con Socio Unico si adegua e si allinea ai suoi principi riportati nello statuto. Pertanto il presente Codice Etico e di Comportamento recepisce ed implementa in toto i requisiti di gruppo, integrandoli per rispettare la normativa Italiana e le prassi operative del Paese.

Premessa

OneCluster s.r.l. si fonda su un nucleo essenziale di valori, radicati nella cultura aziendale, un riferimento costante del pensiero e del modo di agire. Condizioni fondamentali per garantire la reciproca fiducia sono l’integrità morale e la serietà di ciascun dipendente nel lavoro quotidiano. E questo è valido in ambito economico, legale ed etico.
Il comportamento derivante dal rispetto di questi principi fondamentali e delle normative vigenti, permetterà di essere sempre un’azienda leader non solo da un punto di vista commerciale, ma anche e soprattutto da un punto di vista etico, sia nei confronti dei collaboratori sia nei confronti delle istituzioni, dei fornitori e dei clienti. Il Codice Etico e di Comportamento ha questo intento: definire regole semplici, chiare e precise affinché il perseguimento degli obiettivi comuni, il successo della Società e del Gruppo MediaMarktSaturn, ed il benessere organizzativo, abbiano sempre la precedenza sugli interessi individuali.
Nel rispetto di tutti i collaboratori, vogliamo assicurarci che i valori etici della Società vengano sempre osservati, siano chiaramente definiti e costituiscano lo standard di comportamento di tutti i dipendenti. Le linee guida contenute nel Codice Etico e di Comportamento devono essere utilizzate come strumento di riferimento in ogni attività quotidiana. Il Codice, redatto in modo chiaro e semplice, tiene conto delle direttive in ambito individuale e societario. Per preservare l’integrità del Gruppo, siamo chiamati a prenderne atto e a seguirne i contenuti.
Chiunque abusi della sua posizione per trarre vantaggio personale, in favore di terze parti o a discapito del Gruppo MediaMarktSaturn, chiunque contravvenga alle direttive, trasgredisca i valori comuni, o violi altre disposizioni interne e leggi verrà puntualmente perseguito nei termini di legge. E’ responsabilità di tutti i dipendenti osservare i principi e le regole del Codice Etico e di Comportamento, nella conduzione delle attività e nella gestione delle relazioni, promuoverne la divulgazione ed essere esempio di concreta applicazione. Ogni dubbio e domanda a riguardo sarà bene accolta, sentiamoci pertanto liberi di consultarci in qualsiasi momento.
La Società OneCluster s.r.l. ha scelto di conformarsi alle prescrizioni del D. Lgs. 8 giugno 2001, n.231 (“Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell’art.11 della legge 29 settembre 2000, n.300) e successive modifiche e integrazioni, adottando, nella gestione dei rapporti con controparti sia interne che esterne, le regole comportamentali contenute nel presente Codice Etico il quale costituisce, pertanto, un elemento complementare del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo della Società. Al fine di garantire la vigilanza richiesta ai sensi del sopra indicato Decreto, e la massima divulgazione delle regole contenute nel presente Codice Etico, è stato designato un Organismo di Vigilanza e creato un team interno di riferimento, a vostra disposizione per fornire ulteriori chiarimenti in merito ai suoi contenuti e raccogliere eventuali segnalazioni o qualsiasi notizia relativa a possibili violazioni del Codice medesimo.
Organismo di Vigilanza ex D. Lgs. 231/2001 OneCluster s.r.l.
Segnalazioni all'indirizzo e-Mail: [email protected] [AGGIUNGERE LINK -> Leggi informativa privacy]
Indirizzo: via Bagutta 13 20121 Milano Italy
Compliance OneCluster s.r.l.:
Achille Penna, Head of Compliance
email: [email protected]

NB: per segnalazioni relative agli acquisti scrivere tramite la sezione LINK -> Contattaci
Siamo certi che il Codice Etico e di Comportamento rafforzi una cooperazione solida e leale, che riflette la cultura aziendale e i valori fondamentali del nostro Gruppo.
Il Board di OneCluster s.r.l.

Destinatari

Il presente Codice Etico e di Comportamento è vincolante per tutti coloro che rivestono funzioni di rappresentanza, amministrazione o direzione, ovvero esercitano, anche di fatto, la gestione e il controllo della stessa, o che cooperano e collaborano con essa, a qualunque titolo, nel perseguimento dei suoi obiettivi di business, per tutti i dipendenti senza eccezione alcuna, per i collaboratori (tra cui, a mero titolo di esempio, consulenti, intermediari, etc.) e chiunque intrattenga con OneCluster rapporti di affari (di seguito anche i “Destinatari”).
I Destinatari devono conoscere le disposizioni del presente Codice Etico e di Comportamento e tutti i dipendenti della Società sono chiamati a contribuire attivamente alla sua scrupolosa osservanza. In particolare, gli Amministratori di OneCluster sono tenuti ad ispirarsi ai principi riportati nel presente documento nel fissare gli obiettivi dell’impresa, nel proporre gli investimenti e realizzare i progetti, ed in qualsiasi decisione o azione relativa alla gestione della Società. Del pari, i dirigenti ed i responsabili delle funzioni aziendali, nel dare concreta attuazione all’attività di direzione della Società, dovranno ispirarsi ai medesimi principi, sia all’interno, rafforzando in tal modo la coesione e lo spirito di reciproca collaborazione, sia nei confronti dei terzi con i quali OneCluster entra in rapporto.
A tal fine, il presente documento è portato anche a conoscenza dei collaboratori, nonché di chiunque intrattenga rapporti d’affari con la Società. OneCluster si impegna pertanto ad assicurare la massima diffusione del presente documento, anche attraverso l’utilizzo di adeguati strumenti conoscitivi, di formazione e di sensibilizzazione in merito ai suoi contenuti.

Obblighi dei Destinatari

I Destinatari svolgono le funzioni di loro competenza secondo i principi di onestà, correttezza, impegno e rigore professionale ed operano nello svolgimento delle attività loro affidate in conformità alle disposizioni legislative vigenti.
Agli stessi è fatto obbligo di utilizzare le risorse, anche economiche, i beni e le attrezzature della Società di cui dispongano nello svolgimento del proprio ruolo o incarico, esclusivamente per scopi leciti e funzionali alla propria attività lavorativa e non per scopi personali. Ogni azione, operazione, negoziazione e, più in generale, qualsiasi attività posta in essere dai Destinatari, deve uniformarsi alle regole di correttezza gestionale, trasparenza, completezza e veridicità delle informazioni, nonché alle procedure aziendali.
Ogni inosservanza delle disposizioni del Codice Etico e di Comportamento, salva l’eventualità che la stessa costituisca inadempimento degli obblighi derivanti dal rapporto di lavoro, con ogni relativa conseguenza contrattuale e di legge, può dar luogo, a seconda dei casi e della gravità, a provvedimenti, quali:

• interventi di formazione e sensibilizzazione;
• risoluzione, anche contrattuale, di rapporti con terzi.

In particolare, ai Destinatari è fatto obbligo di:

• osservare diligentemente le disposizioni del Codice Etico e di Comportamento, astenendosi da ogni comportamento ad esse contrario;
• riferire all’Organismo di Vigilanza qualsiasi notizia relativa a presunte violazioni del presente Codice Etico e di Comportamento verificatesi nel contesto aziendale, fermo restando che la Società garantisce adeguata tutela da intimidazioni o ritorsioni a tutti coloro che segnalino in buona fede eventuali violazioni;
• offrire la massima collaborazione nell’accertamento delle possibili e/o presunte violazioni del presente Codice Etico e di Comportamento.

L’Organismo di Vigilanza svolge compiti consultivi e di indirizzo, e viene nominato secondo le modalità indicate nel Regolamento di Funzionamento dell’Organismo di Vigilanza medesimo. In particolare, oltre ai compiti assegnatigli dal D. Lgs. 231/2001, l’Organismo si occuperà di:

• chiarire mediante pareri il significato e l’applicazione del Codice;
• stabilire e diffondere le modalità operative, attraverso cui chiunque possa comunicare notizie in merito a possibili violazioni del contenuto del Codice;
• esaminare le notizie ricevute, promuovendo le verifiche più opportune.

In caso di dubbi, è possibile consultare i propri superiori o l’Organismo di Vigilanza/il Compliance Team.

PRINCIPI ETICI E REGOLE COMPORTAMENTALI

Osservanza delle leggi

“Siamo responsabili non solo per quello che facciamo, ma soprattutto per quello che non facciamo.” I comportamenti dei Destinatari, nelle attività lavorative e professionali eseguite, sono ispirati al massimo rispetto delle normative vigenti e delle direttive interne, anche in considerazione dell’area di competenza. In caso di dubbi, ci rivolgiamo al proprio responsabile o al Compliance Officer. Al fine di operare in conformità alla legge, le riforme e modifiche alle norme vigenti e le direttive interne devono essere comunicate prontamente. Anche la sola impressione di una violazione di legge, può influenzare negativamente l’opinione pubblica ed indebolire i rapporti con i clienti e partner commerciali. Inoltre, è necessario considerare anche il rischio personale per ciascuno soggetto, di incorrere in richieste di risarcimento o sanzioni penali, per non aver osservato le leggi.

Imparzialità e professionalità

Nella gestione delle diverse attività sociali (e.g. rapporti con i clienti, fornitori, colleghi, gestione del personale e organizzazione del lavoro, rapporti con le Istituzioni), i Destinatari devono operare con imparzialità nel migliore interesse della Società, assumendo le decisioni con rigore professionale e trasparenza e secondo criteri oggettivi e neutrali. Tutte le attività devono essere condotte con il massimo impegno, diligenza e professionalità in uno spirito di rispetto e collaborazione reciproca.

Principi anti discriminazione e rispetto della dignità delle persone

“Comportati con gli altri come desideri che gli altri si comportino con te.” Le peculiarità dei dipendenti e le loro capacità, sono uno dei punti di forza del Gruppo OneCluster. Lo sviluppo professionale del personale si fonda sul principio di pari opportunità; il riconoscimento dei risultati raggiunti, delle potenzialità professionali e delle competenze espresse dalle persone, sono ritenuti criteri di giudizio essenziali. Il Gruppo rispetta, tra gli altri, i diritti fondamentali delle persone: non sono ammessi comportamenti discriminatori in riferimento a opinioni politiche, religione, razza, nazionalità, età, sesso, orientamento sessuale, stato di salute. La inosservanza di questi principi può violare non solo la normativa vigente nazionale ed Europea, ma anche i diritti sanciti dalla “Dichiarazione universale dei diritti dell’uomo”.

Trattamento delle informazioni riservate

Dati ed informazioni hanno un valore molto importante nell’epoca digitale. Il principio della riservatezza deve essere sempre garantito in ogni situazione e i dati dei nostri clienti, dipendenti e partner commerciali sono gestiti con la massima cura. Tutti i dati aziendali e informazioni commerciali o altre informazioni riservate, sono mantenuti in modo confidenziale e protetti da accessi non autorizzati, con i mezzi appropriati e necessari.
Sono considerati riservati i documenti, le informazioni e i dati che non sono di dominio pubblico e che, se resi pubblici, potrebbero recare pregiudizio al Gruppo. La divulgazione non autorizzata di notizie riservate può avere gravi conseguenze, secondo quanto previsto dal vigente ordinamento.
Il Gruppo MediaMarktSaturn osserva ed applica la normativa sulla protezione e sicurezza dati e supporta i dipendenti ad osservare le leggi e disposizioni aziendali con procedure, formazione e supporto tecnico.
Le informazioni vengono trattate come riservate se necessario o espressamente richiesto.
I dipendenti della Società che vengono a conoscenza di un’informazione riservata non devono comunicarla a terzi, se non per ragioni d’ufficio o professionali. In tal senso è d’obbligo l’osservanza delle norme in materia di insider trading e di tutela delle informazioni riservate.

Salute e sicurezza sul luogo del lavoro

OneCluster garantisce condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale e assicura ambienti di lavoro sicuri e salubri, nel rispetto della normativa antinfortunistica e di salute e di igiene sul lavoro vigente.
La Società promuove fermamente la diffusione di una cultura della sicurezza e della consapevolezza dei rischi connessi alle attività lavorative svolte, richiedendo a tutti, ad ogni livello, comportamenti responsabili e rispettosi del sistema di sicurezza predisposto e di tutte le procedure aziendali che ne formano parte integrante. In quest’ottica, ogni dipendente, collaboratore e chiunque a vario titolo presti attività lavorative presso gli uffici e i Punti Vendita OneCluster, è chiamato a concorrere personalmente al mantenimento della sicurezza e della qualità dell’ambiente di lavoro in cui opera.
OneCluster si impegna:

• a porre in essere attività sicure al fine di proteggere la salute dei propri dipendenti e della comunità che circonda le sue sedi e i suoi negozi;
• a garantire la formazione e informazione di tutti coloro che prestano la propria attività lavorativa negli uffici e nel sito produttivo, sui rischi connessi alla sicurezza cui gli stessi si trovino di volta in volta esposti, assicurando loro i mezzi e i Dispositivi di Protezione Individuale richiesti dalla normativa vigente, in relazione alla tipologia di attività svolta;
• a monitorare continuativamente l’efficienza del sistema a presidio dei rischi connessi alla sicurezza, nel perseguimento di obiettivi di continuo miglioramento in tale delicato settore.

Tutela dell’ambiente e sostenibilità

OneCluster ritiene di primaria importanza la tutela dell’ambiente e lo sviluppo sostenibile del territorio in cui opera, in considerazione dei diritti della comunità e delle generazioni future. Responsabilità e orientamento al cliente sono i principi guida del Gruppo MediaMarktSaturn per una maggiore sostenibilità. A tal fine siamo particolarmente consapevoli della nostra responsabilità come Società nei confronti dei nostri clienti, dipendenti, fornitori, partner commerciali e verso coloro che sono coinvolti nella produzione dei nostri prodotti.
In tutta l'azienda e a tutti i livelli si promuovono attività di sensibilizzazione e formazione dei propri collaboratori, per gli aspetti e gli impatti ambientali connessi alle proprie attività, e incoraggiamo il personale a perseguirla attivamente. Ognuno di noi è tenuto ad evitare danni a persone e all'ambiente, a mantenere l'impatto ambientale al minimo ed a limitare l'uso delle risorse e dell'energia. Osserviamo i diritti umani ed il diritto del lavoro, il diritto ad un salario equo, nonché norme di salute e sicurezza.
La medesima consapevolezza per la responsabilità ambientale e sociale, si aspetta anche dai nostri partner commerciali. Inoltre supportiamo i nostri clienti a comprendere gli aspetti della sostenibilità nella loro decisione di acquisto dei nostri prodotti e servizi, considerando criteri ambientali e sociali nella scelta di prodotti, così come nella predisposizione dell’assortimento, del servizio al cliente, dell’etichettatura dei prodotti e delle informazioni.
Nello svolgimento della attività legate alla gestione dei rifiuti, sia dei rifiuti ordinaria, sia al recupero e smaltimento dei RAEE, la Società è attenta alla tutela dell’ambiente e a prevenire gli impatti negativi su di esso, anche mediante l’applicazione di specifiche procedure di sorveglianza, atte a monitorare che le attività siano conformi alla politica ed agli obiettivi in materia ambientale.
Le attività della Società sono implementate tenendo conto di criteri e principi ambientali mirati al controllo dei consumi delle risorse naturali e alla minimizzazione di impatti negativi sull’ambiente.
Pertanto i destinatari del presente codice devono:

• collaborare alla promozione del rispetto e della cura dell’ambiente;
• promuovere attività e processi il più possibile compatibili con l’ambiente, attraverso l’utilizzo di criteri e tecnologie avanzate in materia di salvaguardia ambientale, di efficienza energetica e di uso sostenibile delle risorse;
• valutare gli impatti ambientali di tutte le attività e processi aziendali;
• gestire i rifiuti promovendo il ricorso alle pratiche di riciclaggio e recupero;
• limitare il consumo di risorse, incentivando sistemi di risparmio.

Pertanto ai destinatari del presente Codice Etico e di Comportamento è fatto divieto di:

• porre in essere condotte finalizzate a violare le prescrizioni in materia di gestione dei rifiuti e delle sostanze lesive all’ozono stratosferico;
• condurre l’attività di gestione dei rifiuti in mancanza di un’apposita autorizzazione per il loro smaltimento e recupero, ovvero in caso di autorizzazione revocata o sospesa;
• abbandonare o depositare in modo incontrollato i rifiuti ed immetterli, allo stato solido o liquido, nelle acque superficiali e sotterranee;
• miscelare categorie diverse di rifiuti pericolosi (oppure rifiuti pericolosi con quelli non pericolosi);
• violare gli obblighi di comunicazione, di tenuta dei registri obbligatori e dei formulari per la gestione dei rifiuti;
• falsificare o alterare le comunicazioni ambientali nei confronti della Pubblica Amministrazione (es. ARPA, Amministrazione Provinciale);
• falsificare / alterare, e/o compilare i certificati di analisi dei rifiuti riportando informazioni non corrette e/o veritiere sulla natura, composizione e caratteristiche chimico-fisiche dei rifiuti stessi, anche con riferimento al SISTRI – Area Movimentazione;
• utilizzare documenti destinati alla gestione in modalità semplificata del RAEE;
• effettuare o concorrere in attività organizzate dirette al traffico illecito di rifiuti;
• impedire l’accesso agli insediamenti di soggetti incaricati del controllo.

Sistema di controllo interno

OneCluster promuove e diffonde, ad ogni livello aziendale, la cultura del controllo, sensibilizzando i dipendenti sulla rilevanza del sistema dei controlli interni e del rispetto, nello svolgimento delle attività lavorative, delle normative vigenti e delle procedure aziendali. Per controlli interni devono intendersi tutti gli strumenti necessari o utili a indirizzare, gestire e verificare le attività dell’impresa, con l’obiettivo di garantire il rispetto delle leggi e delle procedure aziendali, proteggere i beni aziendali, gestire in modo efficiente le attività e fornire dati contabili e finanziari accurati e completi. Tutto il personale, nell’ambito delle funzioni svolte, è responsabile della definizione e del corretto funzionamento del sistema di controllo attraverso i controlli di linea, costituiti dall’insieme delle attività di controllo che le singole unità operative svolgono sui loro processi. Il monitoraggio e la valutazione dei processi di controllo, di gestione dei rischi e di Corporate Governance sono assegnati alla funzione Internal Audit & Consulting.

Correttezza e trasparenza delle informazioni societarie

Nello svolgimento delle attività lavorative o professionali, le azioni, le operazioni, le negoziazioni e, più in generale, i comportamenti dei Destinatari, devono ispirarsi alla massima trasparenza e correttezza; gli stessi, nella gestione di tutte le attività sociali, sono tenuti a fornire informazioni trasparenti, veritiere, complete ed accurate. Tutte le azioni e le operazioni compiute dai Destinatari nell’ambito della loro attività lavorativa o professionale devono essere debitamente autorizzate e adeguatamente documentate, al fine di consentire, in ogni momento, la verifica del relativo processo decisionale e autorizzativo. Tutte le operazioni e i documenti connessi all’attività aziendale devono essere trattati in modo adeguato e con la massima cura. Le informazioni aziendali devono essere accurate, veritiere e preparate in maniera appropriata e non devono comprendere dati errati o fuorvianti risultanti da alterazioni, distorsioni o falsificazioni. Affinchè la contabilità risponda ai requisiti di verità, completezza e trasparenza del dato registrato, per ogni operazione deve essere conservata agli atti un.adeguata e completa documentazione di supporto dell'attività svolta, in modo da consentire:

• l’accurata registrazione contabile;
• l’immediata individuazione delle caratteristiche e delle motivazioni sottostanti all’operazione medesima;
• l’agevole ricostruzione formale e cronologica dell’operazione;
• la verifica del processo di decisione, di autorizzazione e di realizzazione, nonché l’individuazione dei vari livelli di responsabilità.

Ciascun dipendente di OneCluster opera, per quanto di sua competenza, affinché qualsiasi fatto relativo alla gestione della Società sia correttamente e tempestivamente registrato in contabilità. Ciascuna registrazione contabile deve riflettere esattamente le risultanze della documentazione di supporto. Sarà compito di ciascun dipendente e collaboratore a ciò deputato, fare in modo che la documentazione di supporto sia facilmente reperibile e ordinata secondo criteri logici. Affinchè la contabilità risponda ai requisiti di verità, completezza e trasparenza del dato registrato, per ogni operazione deve essere conservata agli atti un.adeguata e completa documentazione di supporto dell'attività svolta, in modo da consentire:

• l’accurata registrazione contabile;
• l’immediata individuazione delle caratteristiche e delle motivazioni sottostanti all’operazione medesima;
• l’agevole ricostruzione formale e cronologica dell’operazione;
• la verifica del processo di decisione, di autorizzazione e di realizzazione, nonché l’individuazione dei vari livelli di responsabilità.

Ciascun dipendente di Mediamarket opera, per quanto di sua competenza, affinché qualsiasi fatto relativo alla gestione della Società sia correttamente e tempestivamente registrato in contabilità. Ciascuna registrazione contabile deve riflettere esattamente le risultanze della documentazione di supporto. Sarà compito di ciascun dipendente e collaboratore a ciò deputato fare in modo che la documentazione di supporto sia facilmente reperibile e ordinata secondo criteri logici. I principi e regole di cui sopra si applicano anche alla gestione della fiscalità aziendale, con particolare riferimento alle seguenti attività:

• compilazione, tenuta e conservazione delle scritture contabili rilevanti ai fini fiscali e degli altri documenti di cui è obbligatoria la conservazione;
• predisposizione delle dichiarazioni fiscali;
• liquidazione delle imposte.

Utilizzo dei sistemi informativi

La diffusione di nuove tecnologie informatiche espone la Società a continui rischi di un coinvolgimento sia di carattere patrimoniale, sia in termini di responsabilità civile e/o penale, creando anche, nel contempo, eventuali problemi di immagine e sicurezza. Allo stesso modo, anche i dipendenti possono incorrere nelle medesime responsabilità. Pertanto l’utilizzo delle risorse informatiche e telematiche aziendali deve sempre ispirarsi ai principi di diligenza e correttezza, atteggiamenti, questi, destinati a supportare ogni atto o comportamento posto in essere nell’ambito del rapporto di lavoro. Il corretto utilizzo dei sistemi informativi, come descritto all’interno del presente Codice Etico e di Comportamento, costituisce, insieme alle altre procedure vigenti, parte integrante degli obblighi contrattuali di ciascuno, che ogni dipendente deve rispettare scrupolosamente. In ogni caso l’uso dei supporti elettronici deve comunque sempre ispirarsi al principio di un corretto utilizzo del tempo di lavoro, in coerenza con gli obblighi di natura contrattuale e deontologica di ciascuno.

Prevenzione del conflitto di interesse

Il Gruppo si ispira, nei suoi rapporti con fornitori, clienti e istituzioni ai principi di lealtà, correttezza e trasparenza. Nella conduzione delle proprie attività, i Destinatari devono evitare situazioni ove i soggetti coinvolti nelle transazioni siano, o possano anche solo apparire, in conflitto di interessi. Per conflitto di interessi deve intendersi il caso in cui il soggetto, a cui il presente Codice Etico e di Comportamento si applica, persegua un interesse diverso dalla missione della Società di appartenenza o compia attività che possano, comunque, interferire con la sua capacità di assumere decisioni nell’esclusivo interesse della Società medesima, ovvero si avvantaggi personalmente di opportunità d’affari della Società medesima. I destinatari devono dunque astenersi dallo svolgere attività contrarie all’interesse della Società e, pertanto, contrarie ai principi di OneCluster. Le relazioni con i fornitori sono disciplinate da regole precise e da criteri oggettivi che escludono sempre interessi personali. Ogni ipotesi di conflitto di interesse deve essere comunicata immediatamente, per iscritto, al proprio responsabile, al Direttore di Punto Vendita o alla Direzione/Funzione competente, alla Direzione Risorse Umane, al Compliance Officer ed all’Organismo di Vigilanza/ Compliance Team.

1. Relazione tra datore di lavoro e dipendenti

L’assunzione di coniugi, parenti o compagni del dipendente è permessa nel Gruppo OneCluster. Tuttavia vige l’obbligo di effettuare la suddetta comunicazione.

2. Relazione d’affari

La stipulazione di contratti d’agenzia o servizi di consulenza con aziende dove operino o di cui siano azionisti dipendenti, coniugi, parenti o compagni del dipendente, non sono contrari al Codice Etico o di Comportamento. Tuttavia vige l’obbligo di effettuare la suddetta comunicazione. Le relazioni con tali fornitori e la valutazione delle relative forniture devono essere condotte in conformità a quanto è disciplinato nelle procedure operative aziendali.

3. Condizioni

Se coniugi, familiari o parenti di dipendenti acquistano beni in un negozio del Gruppo, ciò non è soggetto a segnalazione, a patto che il rapporto commerciale sia quello normalmente in essere tra venditore e cliente. Gli acquisti effettuati dai dipendenti sono disciplinati dal regolamento interno e dalle procedure in essere che, in caso di dubbi, devono sempre essere verificate prima del riconoscimento di sconti specifici.

4. Sussidiarie e Holding

Partecipazioni societarie dirette e indirette (famigliari) a società fornitrici di beni e servizi devono essere comunicate al diretto superiore e approvate tramite documento scritto. Acquisti di piccole quote azionarie di società fornitrici di società quotate in borsa sono escluse da tale dovere.

Prevenzione del riciclaggio

I Destinatari del presente Codice Etico e di Comportamento, nell’ambito dei diversi rapporti instaurati con OneCluster, non dovranno, in alcun modo e in alcuna circostanza, essere implicati in vicende connesse al riciclaggio di denaro proveniente da attività illecite o criminali. Prima di stabilire relazioni o stipulare contratti con i fornitori e altri partner in relazioni d’affari, OneCluster ed i propri dipendenti e/o collaboratori, ciascuno nei limiti delle proprie attribuzioni, dovranno assicurarsi circa la reputazione ed il buon nome della controparte. OneCluster si impegna a rispettare tutte le norme e disposizioni applicabili, sia nazionali che internazionali, in materia di lotta al riciclaggio, autoriciclaggio e criminalità organizzata.

Relazioni con le terze parti, Regali e Benefit

In tutte le relazioni d’affari (comprese quelle con i clienti, i fornitori, i partner commerciali, le Istituzioni e tutti i soggetti della Pubblica Amministazione), OneCluster richiede ai Destinatari comportamenti onesti, corretti, trasparenti, conformi alle leggi e rispettosi delle procedure interne. La Società rifugge e stigmatizza il ricorso a comportamenti illegittimi o comunque scorretti (ivi incluse le pratiche corruttive, in ogni forma) per raggiungere i propri obiettivi economici. Si devono instaurare relazioni durature che assicurino la soddisfazione delle reciproche esigenze senza però perdere mai di vista la natura professionale del rapporto. I dipendenti non devono abusare della propria posizione, ruolo o poteri all’interno dell’Azienda, per esercitare pressioni di qualunque natura su terze parti (fornitori-clienti-istituzioni) e per influenzare, in maniera e per finalità improprie, lo svolgimento delle attività assegnate. L’abuso della propria posizione professionale rappresenta un illecito penale, per il quale è perseguibile non solo la persona che commette l’illecito, ma anche chiunque incoraggi il perdurare di tale comportamento. E’ fatto divieto di chiedere, offrire, accettare o promettere direttamente o indirettamente, regali, servizi, inviti, ospitalità, viaggi, pranzi, cene, campioni, biglietti gratuiti, vantaggi economici o altro benefit di qualsiasi natura, da, o a, un soggetto privato e/o l’Ente da esso direttamente o indirettamente rappresentato, che:

• eccedano un modico valore e i limiti di ragionevoli prassi di cortesia, o eccedano il limite massimo annuo previsto, e, comunque,
• siano suscettibili di essere interpretati come volti a influenzare indebitamente i rapporti tra la Società e il citato soggetto privato e/o l’Ente da esso direttamente o indirettamente rappresentato, a prescindere dalla finalità.

Tale divieto è assoluto, indipendentemente dal valore, in caso di soggetto pubblico e/o l’Ente da esso rappresentato, oppure quando il benefit è costituito da contanti o valori equivalenti (carte regalo o buoni). Il Direttore di Punto Vendita o il Direttore di funzione devono essere immediatamente informati in forma scritta di ogni proposta, fornitura o ricezione di beni o benefit di qualsiasi natura. L’accettazione e l’invio di materiale promozionale e campioni omaggio sono soggetti ad autorizzazione del Direttore del Punto Vendita o del Direttore di Funzione. La fornitura di prodotti per uso privato direttamente al collaboratore o ai familiari di quest’ultimo non è in alcun modo consentita.

Relazioni con i soggetti della Pubblica Amministrazione e Autorità Pubbliche

I rapporti con i soggetti appartenenti alla Pubblica Amministrazione, nazionali, comunitari e/o internazionali, nonché con pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio, ovvero loro organi, rappresentanti, mandatari, esponenti, membri, dipendenti, consulenti, incaricati di pubbliche funzioni, devono improntarsi al più rigoroso rispetto delle disposizioni legislative vigenti; tali rapporti sono gestiti esclusivamente da dipendenti a ciò autorizzati in base alle correnti deleghe e procure conferite dal Consiglio di Amministrazione di Mediamarket. La Società si impegna a mantenere nei confronti dei soggetti sopra indicati, con cui si relaziona, un atteggiamento di massima collaborazione, improntato a trasparenza e correttezza. E’ vietata qualsiasi forma di benefit, diretta o tramite terzi, a Soggetti della Pubblica Amministrazione, o che possa influenzare l’indipendenza di giudizio o indurre ad assicurare un qualsiasi vantaggio. Si precisa che per benefit si intende qualsiasi tipo di beneficio (doni, favori, prestazioni di servizi, inviti, ospitalità, promesse di assunzione ecc.), indipendentemente dal suo valore. La violazione di queste disposizioni è sanzionata dalla legge. Con particolare riferimento ai benefit ed alle spese di rappresentanza, gli stessi devono pertanto essere gestiti secondo quanto previsto dalla legge, dalle procedure e prassi aziendali, ed in particolare devono, in qualsiasi circostanza:

• non consistere in somme di contanti o valori equivalenti;
• essere di modico valore ed adeguatamente tracciabili;
• non eccedere il limite massimo annuo;
• risultare ragionevoli, appropriati e in buona fede.

Commercializzazione dei prodotti

OneCluster si impegna nella massima osservanza delle leggi in materia di commercializzazione dei prodotti. In particolare nessun dipendente può essere coinvolto nella commercializzazione di prodotti destinati alla vendita che inducano in inganno il consumatore circa l’origine, la qualità e le caratteristiche del bene. Il Gruppo si astiene da comportamenti atti a mettere in circolazione presso i propri Punti Vendita prodotti che violino la proprietà industriale o che presentino contraffazione di marchi o merce falsamente contrassegnata. Il consumatore rappresenta per il Gruppo, non solo il cliente finale, ma un anello fondamentale nella catena di valori che da sempre caratterizza il business dell’azienda. Il Gruppo fonda l’attività aziendale e la conduzione degli affari sulla qualità, intesa non solo come pregio del prodotto ma anche quale attenzione alle particolari esigenze dei clienti.

Norme di attuazione

L’osservanza dei principi e delle regole del Codice Etico e di Comportamento, la loro diffusione e applicazione operativa nell’ambito delle responsabilità assegnate, sono parte integrante delle obbligazioni contrattuali di ciascun Destinatario come sopra indicato, ai sensi e per gli effetti dell’art. 2104 cod. civ.. La violazione sarà oggetto di azione da parte della Società nei termini di legge e potrà costituire inadempimento delle obbligazioni contrattuali assunte, con ogni conseguenza di legge con riguardo alla risoluzione del contratto o dell’incarico conferito, e al risarcimento dei danni derivati. Resta inteso che le violazioni poste in essere da soggetti che rivestono posizioni di rappresentanza, amministrazione o direzione all’interno della Società, comporterà l’assunzione, da parte dell’organo sociale competente, delle misure sanzionatorie ritenute più opportune in relazione alla natura e gravità della violazione commessa e alla qualifica del soggetto autore della violazione, in conformità alla normativa applicabile. Le regole generali di condotta sono contenute nelle direttive interne emanate dalla società OneCluster. I Destinatari devono percepire l’osservanza del Codice come parte essenziale della qualità della prestazione di lavoro e quindi agire e comportarsi in linea con quanto indicato nel documento. Il documento è costantemente rivisto ed aggiornato e sottoposto all’approvazione del Consiglio di Amministrazione di OneCluster. Eventuali modifiche e/o aggiornamenti dello stesso saranno prontamente comunicati ai Destinatari.